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Die Einführung eines elektronischen Fahrtenbuchs ist eine einfache Investition

, die sich in kürzester Zeit für das Unternehmen und seine Angestellten bezahlt macht. Die rechtlichen Voraussetzungen für die Anerkennung elektronischer Fahrtenbücher - ob das elektronische Fahrtenbuch finanzamtstauglich ist oder nicht - sind klar. Aber letztendlich gibt es von Seiten der Finanzämter keinen "Freibrief" oder keine Zertifizierung für Anbieter von elektronischen Fahrtenbüchern, denn der Prüfer vor Ort entscheidet, ob die vorgelegten Fahrtenbüchern den Anforderungen entsprechend ordentlich geführt wurden. Mehr Details zur rechtlichen Anerkennung finden Sie bei unseren FAQs.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass die Mitarbeiter und Fahrer wissen, wie das GPS Fahrtenbuch App zum Ergänzen von Kommentaren oder Kundennamen funktioniert und wie die Fahrererkennung und die Möglichkeiten der Privatschalter zum Schutz der Privatsphäre einzusetzen sind. Hier ist sicher auch der Fuhrparkleiter als Verantwortlicher gefordert, die Fahrer immer wieder auf ihre Mitwirkungspflicht beim ordentlichen Führen von Fahrtenbüchern hinzuweisen. Ein einfaches Hilfsmittel ist, die Fahrer automatisch per eMail mit dem eigenen elektronischen Fahrtenbuch zu versorgen, nach dem Motto Eigenkontrolle geht vor Fremdkontrolle. In vielen Unternehmen können Fahrer oder Mitarbeiter in der Verwaltung im Nachhinein einzelne Fahrtenbuch-Einträge kommentieren oder korrigieren und natürlich werden die nachträglichen Änderungen am Fahrtenbuch revisionssicher dokumentiert.

Auch für die Archivierung der elektronischen Fahrtenbücher, für viele Unternehmen gelten hier Aufbewahrungsfristen von 7 Jahren, muss ein Verantwortlicher festgelegt werden. Auch wenn elektronische Fahrtenbücher sehr lange online verfügbar sind, ist es naheliegend und sinnvoll, eine lokale Kopie (möglichst als PDF) in Ihrem Unternehmen zu speichern und auch für Backups zu sorgen. Von Zeit zu Zeit sollte auch die Vollständigkeit der Daten und das Funktionieren der GPS Ortung überprüft werden. Die GPS Fleet Software kann z.B. den Fuhrparkleiter informieren, wenn 48 oder 72 Stunden lang keine Daten aufgezeichnet wurden. Gerade bei häufigen Fahrzeugwechseln ist es wichtig, dass auch die GPS Geräte immer in die neuen Fahrzeuge eingebaut werden.

Zu allen Aspekten rund um die Führung digitaler Fahrtenbücher informiert Sie unser Vertrieb sehr gerne!


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